Privacy statement It Himsterhûs

It Himsterhûs verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door It Himsterhûs .

Wat zijn persoonsgegevens? Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt It Himsterhûs persoonsgegevens? It Himsterhûs verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • vrijwilligers van It Himsterhûs
  • aangesloten leden (verenigingen, clubs en organisaties)
  • mensen die interesse tonen in It Himsterhûs of ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Welke gegevens registreert It Himsterhûs?

  • Vrijwilligers: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en dagen waarop iemand beschikbaar is, datum van inschrijving. Beheer door de coördinator vrijwilligers.
  • Leveranciers: Naam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele prijslijsten. Beheer door de beheerder van it Himsterhûs.
  • Aangesloten verenigingen/organisaties: Naam, adres en telefoonnummer en e-mailadres contactpersoon, datum van inschrijving. Beheer door de Secretaris van It Himsterhûs
  • De bestuursleden: Naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, beheerd door de Secretaris van It Himsterhûs
  • Personeelsleden: zie Privacyverklaring medewerkers It Himsterhûs

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens? Het bestuur van it Himsterhûs is verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens. Het beheer en de verwerking van de gegevens liggen bij de beheerder van It Himsterhûs, de secretaris en de coördinator van de vrijwilligers. Als je lid wilt worden van It Himsterhûs of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering. Als je eenmaal lid of relatie van It Himsterhûs bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van/in  It Himsterhûs.

It Himsterhûs verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. It Himsterhûs controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.

Hoe gaat It Himsterhûs met mijn persoonsgegevens om? Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens? Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens door deze op te vragen bij het bestuur van It Himsterhûs. De gegevensbeheerder kan je gegevens – net als jijzelf – muteren.

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.

 It Himsterhûs kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard? Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Wat is de procedure bij een datalek? Mochten persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot deze gegevens mogen hebben of mocht er een vermoeden over zijn, dan wordt dit gemeld aan betrokken personen en het wordt intern door de secretaris van het bestuur van it Himsterhûs vastgelegd. Als blijkt dat inderdaad de privacy is geschonden, dan wordt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van it Himsterhûs een melding gedaan aan de autoriteit persoonsgegevens: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen Privacybeleid. It Himsterhûs behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Je kunt dit privacy beleid raadplegen via www.ithimsterhus.nl

 

Privacy statement It Himsterhûs

Vastgesteld 3 september 2018